Im Rahmen eines zweitägigen Workshops stand das Landratsamt München im Mittelpunkt eines neuen Service-Angebots zur Verfahrensoptimierung. Ziel war es, die Abläufe in der Zulassungsbehörde zu durchleuchten, Einstellungen zu prüfen und konkrete Verbesserungen direkt umzusetzen.

An den zwei Tagen vor Ort wurden insgesamt 82 Aufgaben bearbeitet. Dazu zählten Themen aus dem Schalterbetrieb und Anzeigengeschäft, Druckereinstellungen, Verfahrenskonfigurationen, Löschvorgänge oder die Aktualisierung der Stammdaten des GDV und der Zulassungsbehörden. Grundlage war eine vorab durch das Landratsamt erstellte Übersicht zu Optimierungsbedarfen, Einstellungsfragen und aufgetretenen Fehlermeldungen.

Den Erfolg des Einsatzes unterstreichen unter anderem folgende konkreten Ergebnisse:

• Die Vorlagen für iKFZ-Schreiben wurden optimiert und angepasst – mit spürbar verkürzten Bearbeitungszeiten.
• Das „Halterkorrekturverfahren“ wurde aktiviert, sodass Informationen des KBA zu Fahrzeugmängeln nun automatisiert im Fachverfahren ankommen und Halter entsprechend informiert werden.
• Die fehlerhafte Konfiguration der Schnittstelle zwischen OK.CASH und dem Kassenautomaten wurde erkannt und konnte im Nachhinein durch das IT-Team des Landratsamtes in Zusammenarbeit mit dem Betreiber des Kassenautomaten behoben werden.

Das Team der Telecomputer erstellte im Vorfeld eine Checkliste der wichtigsten Jobs, die während des Termins geprüft und auf Lauffähigkeit getestet wurden. Gleichzeitig wurden die für OK.VERKEHR KFZ verfügbaren Module und Schnittstellen analysiert, um weiteres Optimierungspotenzial zu identifizieren.

Besonders wertvoll: Rund 60 Prozent der Anforderungen ergaben sich im direkten Dialog und durch das gemeinsame Arbeiten vor Ort. Viele Verbesserungsmöglichkeiten wurden erst im Doing sichtbar – Aspekte, die ohne der persönlichen Termin vor Ort vermutlich nicht in dieser Tiefe festgestellt worden wären. Zahlreiche Punkte wurden von den Mitarbeitern der Telecomputer als To-dos aufgenommen und zur Priorisierung weitergegeben.

Ein besonderer Mehrwert entstand durch die Hospitation der Telecomputer-Mitarbeiter im Schalterbetrieb und im Anzeigengeschäft. So konnten sie wertvolle praxisnahe Einblicke gewinnen und ein noch tieferes Verständnis für die Abläufe und Anforderungen der Zulassungsbehörden entwickeln.